Ahogy egy vállalkozás növekszik, úgy válik egyre fontosabbá, hogy a pénzügyi és számlázási folyamatok ne csak átláthatók, hanem tudatosan szabályozottak is legyenek. A QUiCK ebben nem egy „mindent mindenkinek” szemléletet követ, hanem olyan jogosultsági- és kontrollmechanizmusokat kínál, amelyek támogatják a biztonságos, mégis rugalmas együttműködést cégen belül.

👉🏻  Haladó jóváhagyási funkció

A QUiCK haladó jóváhagyási funkciója olyan cégek számára készült, ahol a számlák elfogadása nem egyetlen ember döntése, hanem több felhasználó bevonásával történik. A beállítás lényege, hogy a számlák csak a rendszerben hozzáadott, kijelölt felhasználók jóváhagyása után kerülnek jóváhagyott státuszba. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy:

• a számla addig nem tekinthető véglegesnek, amíg a szükséges jóváhagyások meg nem történnek;
• pontosan látható, hogy kik vesznek részt a jóváhagyási folyamatban;
• a jóváhagyás pedig átlátható, visszakövethető lépéssé válik.

A haladó jóváhagyás szorosan kapcsolódik a kifizetések biztonságához is. Az utalási csomagba kizárólag már jóváhagyott számlák kerülhetnek be, így a kifizetés előkészítése során biztosított, hogy csak ellenőrzött és elfogadott tételek jelenjenek meg. (Ezt beállítást a cégbeállításokban találhatjuk meg.) Lényeges tudnivaló, hogy:

• ez a funkció csak a Multibox csomagban érhető el;
• kifejezetten ajánlott több felhasználóval működő vállalkozásoknál;
• valamint ideális könyvelő–cégvezető–pénzügyi munkatárs együttműködés esetén.

A haladó jóváhagyás célja nem az adminisztrációs terhek növelése, hanem a pénzügyi folyamatok tudatosabb kezelése. Egy jól beállított jóváhagyási renddel csökkenthető a hibák és félreértések kockázata, miközben a kifizetések továbbra is gördülékenyen haladhatnak.

👉🏻  Kifinomult QUiCK jogosultságok

A QUiCK jogosultságkezelési rendszere arra ad megoldást, hogy minden felhasználó pontosan ahhoz férjen hozzá, amire a feladatai ellátásához szüksége van – se többet, se kevesebbet. Ez különösen fontos akkor, ha egy cégen belül több szerepkör működik együtt, vagy ha a könyvelő is hozzáfér a rendszerhez. A QUiCK-ben a jogosultságok beállításával egyértelműen meghatározható:

• ki láthatja az adott kategóriával vagy címkével rendelkező számlákat és pénzügyi adatokat;
• ki módosíthat bizonyos adatokat;
• ki jogosult jóváhagyásra vagy egyes műveletek elvégzésére;
• ki rendelkezik csupán megtekintési jogosultsággal, sőt akár teljes menüpontokat is elrejthetünk bizonyos munkatársak elől (például pénzmozgások, vagy bérköltségek)

A jól beállított jogosultságok csökkentik a véletlen módosítások kockázatát, egyértelmű felelősségi köröket teremtenek, és hozzájárulnak ahhoz, hogy a QUiCK valóban támogassa a kooperációt a vállalkozás pénzügyeinek kezelésében. Az alapjogosultságok (megtekintő, adminisztrátor, szerkesztő, könyvelő) bármelyik csomagban elérhetőek. A jogosultságok részletesebb testreszabására pedig a Multibox csomagban van lehetőség.

Egyéb haladó funkciók - apró beállítások a háttérben

Vannak olyan rejtett QUiCK-funkciók is, amelyek jelentős hatással vannak arra, mennyire átlátható és kontrollált a napi működés. Ezek a megoldások gyakran a háttérben dolgoznak, de épp ezért könnyű megfeledkezni róluk egészen addig, amíg egyszer igazán szükség nem lesz rájuk.

👉🏻  Digitális számlaarchiválás

A QUiCK-ben keletkezett számlaképeid "feladhatod" a Számlázz.hu bejövő számlái közé, így azok a jogszabályoknak megfelelően archiválódnak (profi csomag esetén).

A Számlázz.hu fiókodban az összes, számlaképpel rendelkező számládat digitálisan tárolhatod tárgyév+13 évig, megszabadulva így a nyomtatás nyűgjétől, a hatalmas papírhegyek tologatásának terhétől, valamint a fizikai adatvesztés rémétől egyaránt. Számlázz.hu fiókodban a digitális archívumok megjelenítésére külön felület szolgál, melyet bejelentkezés után a Számla – Archivált számláim menüpont alatt érsz el.

A fenti Számlázz.hu infrastruktúrát kihasználva tehát, egy egyszerűen megtanulható QUiCK funkció segítségével a QUiCK fiókodban keletkező számlaképeket is archiválhatod, feltéve, hogy QUiCK fiókod össze van kötve a Számlázz.hu-val.

👉🏻  Böngésző bővítmény

A QUiCK böngésző bővítmény célja, hogy a számlák és dokumentumok ne vesszenek el a háttérben. A bővítmény csendben, a háttérben működik: figyeli a böngészőben megnyitott számlákat, PDF-eket és letölthető dokumentumokat, és jelzi, ha olyan tartalmat észlel, amelyet érdemes azonnal feltölteni a QUiCK-be. A megoldás alapgondolata egyszerű: minél kevesebb manuális lépés, minél kevesebb elfelejtett tétel. Ennek mentén született meg Magyarország első, kifejezetten ügyviteli célú Chrome bővítménye, amely nem új feladatokat ad a felhasználóknak, hanem támogatja a meglévő munkafolyamatokat. A QUiCK böngésző bővítmény különösen azok számára jelent valódi segítséget, akik:

• több online szolgáltatótól kapnak számlákat;
• böngészés közben intézik az adminisztráció egy részét;
• szeretnék biztosítani, hogy minden fontos dokumentum bekerüljön a QUiCK-be.

A bővítmény így nem látványos funkció, hanem egy háttérben dolgozó támogatás, amely hozzájárul a rendezettebb, kiszámíthatóbb adminisztrációhoz.

👉🏻  Egyedi e-mail értesítések

A QUiCK egyik kevésbé látványos, mégis kifejezetten hasznos funkciója az egyedi e-mail értesítések beállítása költségszámlákra. Az értesítések paraméterei megegyeznek a számlalistában elérhető szűrőkkel, így minden olyan feltételre beállítható értesítés, amelyre az ügyfelek ott szűrni tudnak.

Ezeket a leveleket igénytől függően napi vagy heti gyakorisággal küldjük ki azoknak a felhasználóknak, akik igényelték ezt a funkciót, tartalmukat tekintve pedig személyre szabott, egyedi levelekről beszélhetünk. A szolgáltatás Enterprise csomagban érhető el, bármelyik másik csomag esetében díjköteles a beállítás.

💡 Ha szeretnéd ezeket a funkciókat a gyakorlatban is kipróbálni, a QUiCK 30 napos ingyenes próbaverziója lehetőséget ad rá, hogy kockázatmentesen megnézd, hogyan illeszkednek a mindennapi működésedbe.

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!