Kategorizálás, címkézés a QUiCKben, azoknak, akik most kezdik, vagy elbizonytalanodtak

📌 Miért fontos a számlák rendszerezése a számlaiktatás során?

Biztosan ismerős az a káosz, mikor még precíz számlaiktatás folyamatok ellenére is órákat kell tölteni azzal, hogy megtaláld a szükséges információkat, vagy rendszerezd azokat egy megadott módon. 🤯

A QUiCK segít abban, hogy automatizáltan és logikusan csoportosítsd a pénzügyi tranzakciókat, így gyorsabban dönthetsz és pontosabb kimutatásokat készíthetsz. Nézzük meg, hogyan!

🗂️ 1. Kategóriák (költség-, bevételtípus) – A pénzügyi alapok

🔹 Képzeld el, hogy egy irodai irattárban dolgozol, ahol minden számlát mappákba rendezel. A QUiCK bevétel- vagy költségtípusai pontosan így működnek! 📂

✅ Miben segítenek, milyen funkciókkal?

• A költség- vagy bevételtípusok segítenek abban, hogy gyorsan áttekintsd, miből jön és mire megy el a pénz (pl. anyagbeszerzés, bérleti díjak, egyéb szolgáltatások, jutalékok, stb).
• Egyszer beállítod, és a QUiCK automatikusan ismételni fogja ezt a beállítást az új tranzakcióknál, a tranzakció partnere alapján. 🔄
• Akkor használd, ha szeretnéd átláthatóan követni a főbb bevétel és költségtípusokat és ezáltal követni a vállalkozásod eredményeit. 📊
• Mindig csak annyi annyi típust használj, ami segíti költségekkel, bevételekkel kapcsolatos döntéseket. A túl sok mappa ugyanúgy átláthatatlanná teszi a működést.

🎯 Példa: Ha a „BetonMix Kft.” mindig építőanyagot szállít, akkor miután ezt legelőször megadtad a költségtípusát, utána a QUiCK az „Anyagbeszerzés” kategóriába sorolja minden új számláját.

🏷️ 2. Címkék – Extra információs rétegek

🔹 A kategóriák mellett a címkék egy még finomabb szűrési lehetőséget adnak. Ez olyan, mint amikor színkódokat vagy megjegyzéseket írsz a dokumentumokra, vagy elkezded színezni exceled sorait.

📌 Használj címkéket, ha szeretnél mélyebb elemzéseket készíteni, folyamatvezérelt a pénzügyed, vagy egész egyszerűen valami bonyolult szűrést akarsz végezni és nem csak az alapkategóriák szerint szűrnél. 🔍

A címkéknek viselkedés szempontjából három típusa van:

1️⃣ Sima címkék – Manuálisan adhatsz hozzá egyedi jelöléseket. Pl.: „Ellenőrizendő”, „Sürgős” 🚀, "Projekt Z"

2️⃣ Autocímkék – Ha egy számlához hozzárendelsz egy autocímkét, a QUiCK a következő számlán a partner alapján automatikusan megismétli a hozzárendelést. 🔄 pl. "Debreceni csapat"

3️⃣ Egyedi számla adatokba rendezett ún. szigorú/strukturált címkék (ÚJ FUNKCIÓ!) – Ha fixen definiált információkat szeretnél hozzáadni egy számlához, úgy pl. hogy azok megadása nélkül ne lehessen a tranzakciókat menteni (pl. "Csatolmány státusza", "Üzletág" ), akkor használd az egyedi adatmezőket.

📝 3. Post-it megjegyzések – Gyors jegyzetelés

🔹 Ha egy számlával kapcsolatban ideiglenes megjegyzéseket szeretnél hagyni, akkor használhatod a post-it funkciót. Ez olyan, mintha sárga cetliket ragasztanál a dokumentumokra. 📌

✅ Mikor használd?

• Ha valamit nem akarsz elfelejteni egy számlával kapcsolatban.
• Ha egy kolléga meg kell nézze a dokumentumot, mielőtt továbbmész vele.
• 📌 Használd, ha belső kommunikációt szeretnél támogatni anélkül, hogy az információ rögzített struktúrában lenne tárolva. 💬

🎯 Példa: Egy számla esetén a megjegyzés lehet „Nézzük meg, mert nem stimmel az ár”, így a kollégák látják, hogy még nem végleges az adat.

📊 4. Melyiket, mikor érdemes használni?

🔹 Egy egyszerű döntési fa, amely segít kiválasztani a megfelelő funkciót:

❓ Szeretnéd gyorsan átlátni, mire költöttetek? ✅ Igen → Használj kategóriákat! 🗂️

❓ Szükséged van egy másodlagos dimenzióra, pl. projektszámokra? ✅ Igen → Használj címkéket! 🏷️

❓ Csak egy gyors megjegyzést írnál a számlához? ✅ Igen → Használj post-it megjegyzéseket! 📝

🚨 5. Mik azok a jelek, ami alapján el tudod dönteni, hogy eddig nem jól használtad a típusokat és a címkéket?

Az alábbi jelek arra utalnak, hogy érdemes lehet felülvizsgálni a kialakított kategória- és címkerendszeredet.

1️⃣ Azonos elnevezésű típusok és címkék a számlalistában

➡️ Tünet: Belépsz a QUiCK-be, és a költségek vagy bevételek számlalistájában egy adott számlán ugyanolyan elnevezésű típusokat és címkéket látsz.

❌ Mit jelent ez?

• Nem tiszta a határvonal a kategóriák és címkék között.
• Valószínűleg egy típust kellett volna használnod egy adott dimenzióra, de helyette különböző címkéket hoztál létre.
• 💡 Megoldás: Ellenőrizd, hogy a címkék valóban kiegészítő információkat adnak-e hozzá, vagy szükségtelen duplikációkat hoztál létre.

2️⃣ Állandóan címkéket kell cserélgetned számlaiktatás közben

➡️ Tünet: Minden számla rögzítésénél folyamatosan címkéket kell törölgetned és újakat felvenned, mert az előző beállítások nem megfelelőek.

❌ Mit jelent ez?

• Az autocímkéket nem jól használod, vagy olyan címkéket hoztál létre, amelyek túl specifikusak és nem alkalmazhatók elég széles körben.
  💡 Megoldás: Gondold át, hogy van-e olyan általános címkézési struktúra, amely minimalizálná a manuális beavatkozást. Az autocímkéket érdemes csak ismétlődő tranzakciókra alkalmazni.

3️⃣ A havi eredmény kimutatásod túlzsúfolt és átláthatatlan

➡️ Tünet: Belépsz a havi eredménybe, és elveszel a rengeteg sor és kategória között. Nem tudod gyorsan áttekinteni, hogy milyen költségtípusok vagy bevételi struktúrák vannak a cégedben.

❌ Mit jelent ez?

• Valószínűleg túl sok kategóriát hoztál létre, vagy olyan szinten tagoltad az adatokat, amely túlzottan részletezett és akadályozza az összkép megértését.
  💡 Megoldás: Készíts egy összegző riportot, és vizsgáld meg, hogy valóban szükséged van-e ennyi külön kategóriára. Egyes költségtípusokat érdemes lehet összevonni, vagy inkább címkékkel jelölni a túlzott kategorizálás helyett.

4️⃣ Vannak olyan kategóriák, amelyek a havi eredményben nem jelennek meg vagy irreleváns értéket mutatnak

➡️ Tünet: A havi eredménykimutatásban bizonyos kategóriák egyáltalán nem jelennek meg, vagy ha igen, az értékük elenyésző a teljes gazdálkodásodhoz képest.

❌ Mit jelent ez?

• Az adott kategória lehet, hogy felesleges, mert túl specifikus vagy egyáltalán nem releváns a céged számára.
• Előfordulhat, hogy az adatokat nem konzisztensen rögzíted, ezért bizonyos kategóriák üresen maradnak.
  💡 Megoldás: Érdemes átnézni a tranzakciókat, és eldönteni, hogy szükség van-e az adott kategóriára. Ha egy kategória ritkán vagy alig tartalmaz értékeket, akkor lehet, hogy egy másik struktúrába kell integrálni, vagy címkékkel kell helyettesíteni.

📌 Mik azok a számlaesemények, amelyeket felesleges címkézned vagy kategorizálnod a QUiCK-ben?

A QUiCK számos beépített funkcióval rendelkezik, amelyek automatikusan kezelnek bizonyos számlaállapotokat és tranzakciós információkat. Ezeknél nincs szükség további címkézésre vagy kategorizálásra, mert a rendszer már eleve megfelelő szűréseket és lekérdezési lehetőségeket biztosít. Ha mégis manuálisan próbálod ezeket csoportosítani, az felesleges adminisztrációhoz és az adatok duplikálásához vezethet.

Az alábbi helyzetekben ne használj felesleges címkézést vagy kategóriákat:

1️⃣ Fizetettséggel és korosítással kapcsolatos állapotok

➡️ Tünet: Valaki „Fizetve” vagy „Lejárt” címkéket használ a számlákhoz.❌ Hiba: A QUiCK-ben a számla fizetettségi állapota és a lejárati ideje automatikusan követhető, nincs szükség manuális címkézésre.💡 Mit használj helyette?

• A rendszer alapértelmezett fizetettségi szűrőit (Fizetett, Lejárt, Nyitott stb.).
• A korosítási riportokat, amelyek automatikusan mutatják a lejárt számlákat különböző időszakok szerint.

2️⃣ Fizetési módok jelölése

➡️ Tünet: Valaki „Banki átutalás” vagy „Készpénz” címkéket hoz létre minden számlánál.❌ Hiba: A fizetési mód alapértelmezett számlaadat a QUiCK-ben, amely automatikusan rögzítésre kerül.💡 Mit használj helyette?

• A szűrőket és riportokat, amelyek lehetővé teszik a fizetési mód szerinti lekérdezést.

3️⃣ Jóváhagyott / Nem jóváhagyott számlák jelölése

➡️ Tünet: Egyes felhasználók manuálisan címkéznek minden számlát „Jóváhagyott” vagy „Nem jóváhagyott” státusszal.❌ Hiba: Ha a jóváhagyási folyamatot a rendszerben használod, ez az információ már eleve elérhető, nincs szükség külön címkézésre.💡 Mit használj helyette?

• A QUiCK beépített jóváhagyási logikáit, amelyek automatikusan szabályozzák, hogy egy számla jóváhagyott-e vagy sem.
• A jogosultságkezelést, amely lehetővé teszi, hogy csak bizonyos felhasználók lássák és módosítsák a jóváhagyási állapotokat.

4️⃣ Számlakép meglétének címkézése

➡️ Tünet: Valaki „Van számlakép” és „Nincs számlakép” címkéket hoz létre.❌ Hiba: A QUiCK automatikusan kezeli, hogy egy számlához tartozik-e csatolt dokumentum vagy sem.💡 Mit használj helyette?

• A beépített szűrőket, amelyek lehetővé teszik a számlakép megléte szerinti lekérdezést.

Ha úgy érzed, itt minden érhető és mélyebb tudást szeretnél a témában, ajánljunk még neked ezt a cikket

És még egy utolsó gondolat: Munkatársaink, ismerőseink címkézése leegyszerűsítő és félrevezető – ha így próbálunk eligazodni az életben, előbb-utóbb eltévedünk. A pénzügyekben viszont épp az ellenkezője igaz: ha nem címkézünk tudatosan, üzleti stratégiánkat követve, akkor garantáltan elveszünk az Excel cella-rengetegében.

👉 Ha még nem hallottál a QUiCK-ről, próbáld ki ingyen 30 napig!

Nem kell többé excelekkel zsonglőrködnöd – a QUiCK-ben minden céges pénzügyed egy helyen lesz.

Macera nélküli számlaiktatás, kontrolling emberi nyelven, szerethető utalások! ✅

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!