Az egyszerű kontrolling ereje
A vállalkozások gyakran túlbonyolítják kontrolling folyamataikat, ami gátolja a hatékony működést és együttműködést. A Boston Consulting Group (BCG) szerint az egyszerűsítés kulcsfontosságú a teljesítmény javításában és a növekedési lehetőségek kihasználásában. (BCG Global). QUiCK fiókod egyik legnagyobb előnye, hogy folyamatosan kipróbálhatod, javíthatod, egyszerűsítheted kontrolling környezeted a kategóriák és címkék rugalmas használatával.
Tippek a jó költség- és bevétel csoportosításhoz QUiCK fiókodban
Ki ismerné jobban a cégedet, mint Te
Minden vállalkozásnak van valami terve, még ha csak egy szalvétára firkantva is. Ezek a célok sokszor sokkal értékesebbek, ha közvetlenül leképezzük őket a kontrolling kategóriákba. Ez azt jelenti, hogy ha egyszerűen leírod a terveidet egy papírra – bármilyen primitív vagy komplex is legyen – és az ott használt fogalmakkal építed fel a QUiCK fiókod kategóriáit, sokkal hatékonyabb leszel.
Ha nem megy, akkor inkább felejtsd el a főkönyvekből való inspirálódást vagy az egyórás kontrolling mentor sessionben javasolt bonyolult kategóriákat. Ha még nem vagy érett rá, akkor az ilyen felesleges bonyolítások csak az idődet és az energiádat pazarolják. A valóságban a könyvelés és a kontrolling nem rakétatudomány, és nem kellene, hogy az legyen, hiszen azt szolgálja, amihez Te értesz a legjobban, mégpedig a vállalkozásodat. Ha olyan tanácsadókkal vagy körülvéve, akik ezt nem értik, akkor inkább építsd a rendszereidet a saját terveid és céljaid alapján.
Ha mégis kell valami támpont, azaz a költségek csoportosítása: Változó és fix költségek
A bevételek kategorizálása általában intuitívabb a vállalkozások számára, ezért itt adunk néhány tippet a költségek kategorizálásához.
Változó (vagy direkt) költségek (VC)
Ezek a költségek arányosan változnak az árbevételeddel. Például az alma eladáshoz szükséges alma beszerzési költsége. Az ilyen típusú költségeket érdemes az árbevételhez kötni az elnevezésükben is (pl. alma beszerzés). A változó költségek és a bevételek különbsége adja a bruttó profitot, amely megmutatja, mekkora profitot realizálhatunk kizárólag a kibocsátásból. Ha ismerjük az árrésünket, ezekre a sorokra ránézve gyorsan találhatunk hibákat, és könnyen tudjuk kontrollálni a core tevékenység jövedelemtermelő képességét.
Fontos megjegyezni, hogy nem minden vállalkozásnak van változó költsége. Például egy tanácsadónak nincs szüksége fizikai termékre a szolgáltatás nyújtásához.
Fix költségek (FC)
A fix költségek függetlenek az árbevételedtől, például a bérleti díj. A fix költségeket a bruttó profitnak kell fedeznie, hogy biztosítsa az adott üzemméretben felmerülő költségeket és a vállalkozás által elvárt profitot.
A fix költségek csoportosításánál az a cél, hogy riportjainkra ránézve azok valóban fixek legyenek kis kilengésekkel. A jó kategorizálás nem az elnevezésen múlik, hanem azon, hogy mennyire tudjuk hozni ezt a stabilitást a csoportképzések során. Ez segít abban, hogy a pénzügyi kontrolling egyszerűbb és átláthatóbb legyen, valamint elősegíti a hosszú távú tervezést és a megalapozott döntéshozatalt.
QUiCK kategorizálási funkciók
- Több dimenzió: A QUiCKben a költségeket és bevételeket főkategóriákba csoportosíthatod, de ezenfelül címkézheted is. A címkézési logika jól átgondolt esetben akár végtelenné teheti a kezelt kontrolling dimenziók számát.
- Sorminta követés: Egy adott partnerhez a kategóriákat és az ún. autocímkéket a QUiCK a következő alkalommal ismétni tudja, így megkönnyítve a rendszeres folyamatokat.
- Projektkövetés: A projektkövetésre sima címkéket lehet használni, így nagyon könnyű a kategóriákon felül a projektek jövedelmezőségének vizsgálata.
- Tömeges műveletek: Kategorizálást és címkézést tömegesen is el lehet végezni, ez pedig gyakorlatilag rugalmassá teszi a kontrolling környezetet, hiszen bármikor újra lehet kezdeni, folyamatosan lehet iterálni ezt a környezetet.
- Adatexport lehetőségek: A számlákra kerülő információk elérhetőek az adatexportokban és publikus API csatornákon keresztül is, így bármikor építhetsz egyedi BI környezetet QUiCK számlanyilvántartó rendszeredből.
Összegzés
A vállalkozások kontrollingja nem kell, hogy bonyolult legyen. Ha az üzleti célok és tervek alapján ösztönösen alakítjuk ki a mérési kategóriákat, egyszerűbbé és hatékonyabbá tehetjük a teljesítmény mérését és irányítását. Az egyszerűség nem csak időt és erőforrásokat takarít meg, hanem növeli az átláthatóságot és a rugalmasságot is, ami elengedhetetlen a gyorsan változó üzleti környezetben. A QUiCK nem egy giga ERP, de pont ez a funkciója ERP rendszereket megszégyenítő elegenciával és akár komplexitással van felvértezve.
Források:
